Costumer
Relation Management adalah salah satu aplikasi dari ilmu MIS. Dalam sebuah
industri yang perkembangannya pesat. Costumer adalah mata rantai yang tak
terpisahkan dari struktur industri. Mengapa? Karena kostumer lah yang menjadi
pembeli dari produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kita. Sebuah
perusahaan tak akan pernah bisa berjalan dengan baik apabila tak ada yang
membeli produk atau jasanya. Dunia bisnis sekarang ini telah menjadi semakin
sulit dan semakin crowded. Banyak sekali competitor yang selalu bermunculan
dengan ide-ide baru dan inovasi tercanggih setiap saatnya. Akibatnya kostumer tentu
akan memiliki banyak sekali pilihan, jika ia tak puas dengan layanan sebuah
perusahaan ia akan dengan mudah berpindah ke produsen yang lain. Bagaimana
caranya agar kostumer tersebut tidak melakukan hal itu dan selalu loyal
terhadap produk perusahaan kita? CRM lah salah satu jawabannya.
Apa Itu CRM?
CRM
adalah sebuah strategi bisnis yang berbasis kostumer, seperti strategi bisnis
lainnya tujuan akhir dari CRM adalah untuk memaksimalkan keuntungan dan
pendapatan. Sedangkan tujuan utama dari CRM adalah meningkatkan kepuasan
pelanggan. Beberapa teknologi yang melatarbelakangi CRM diantaranya adalah
mendapatkan, menyimpan, analisis terhadap kostumer, vendor, partner, dan proses
informasi internal.
Sedangkan
fungsi-fungsi lain yang mendukung CRM adalah sales, marketing, training,
pengembangan professional, manajemen performa, human resource development, dan
kompensasi. Keseluruhan teknologi dan fungsi-fungsi yang melingkupi CRM
haruslah terintegrasi sebagai bagian tak terpisahkan strategi bisnis yang fokus
pada kostumer. Karena banyak dari perusahaan yang mengimplementasikan CRM namun
sayangnya hanya terbatas pada instalasi software CRM saja, tanpa adanya will
untuk meletakkan kostumer diatas segalanya.
Teknologi pendukung CRM
Costumer
Database
Sebuah sistem
tak akan pernah berjalan dengan baik tanpa adanya database. Begitu pula dengan
CRM ini. Yang menjadi tulang punggung dari sistem ini tak lain dan tak bukan
adalah database dari kostumer. Informasi yang diperoleh dari konsumen baik
berupa interaksi dengan perusahaan dan prospek kedepannya akan sangat berharga,
termasuk juga informasi yang diperoleh dari order kostumer, informasi tentang
support yang diberikan, request kostumer, complain, interview dan survey yang
telah diberikan. Bagi sistem CRM kesemua hal itu adalah input yang sangat
berharga bagi perusahaan.
Costumer
Intelligence
Costumer
intelligence adalah sebuah upaya untuk mengkotak-kotakkan kostumer sesuai
dengan needs dan kebutuhannya masing-masing. Tentu saja hal ini bisa dilakukan
dengan bantuan software atau manual manusia. Setelah ia dikotak-kotakkan kita
akan dengan mudah memasukkan kostumer itu kedalam permainan strategi bisnis
perusahaan. Contohnya adalah pembagian kostumer potensial, kostumer biasa, dan
kostumer tak potensial. Ini akan memudahkan kita untuk mengetahui apakah
kostumer itu cukup puas atau tidak.
Costumer
Capacity and Competency Development
Tujuan utama
dari teknologi pendukung ini adalah continous improvement yang memungkinkan
perusahaan berada sedikit lebih dekat dengan apa yang dimaui oleh kostumer.
Sistem yang kompleks memang dibutuhkan untuk mencapai hal ini, tapi bukan hanya
itu saja, praktek langsung jauh lebih powerful untuk mencapai level kepuasan
pelanggan yang diinginkan, kombinasi sempurna dari manusia dan teknologi akan
menghasilkansalah satu core competencies yang memungkinkan perusahaan terus
berada di depan dalam kompetisi CRM. Kesuksesan dalam memilih tools, teknologi,
dan praktek langsung akan kemudian ditiru oleh perusahaan yang lain ketika
kombinasi itu terbukti sukses. Hal ini akan menyebabkan perusahaan kita menjadi
market leader dalam CRM. Tentu saja market leader tak kan dapat dipertahankan
lama bila tak ada perubahan dinamis didalam perusahaan yang disesuaikan dengan
pergerakan keinginan kostumer.
Operasional CRM
Karena
kekuatan utama dari CRM adalah database dari kostumer, maka yang paling
bertanggung jawab dalam penyediaan data ini tak lain adalah front office, yaitu
tak lain adalah sales, marketing, dan juga tak ketinggalan service. Setiap
interkasi dengan kostumer akan dicatat dan masuk dalam sistem kontak history
kostumer. Jika memang dibutuhkan data ini akan bisa diolah kembali untuk
kepentingan perusahaan. Salah satu kelebihan yang diperoleh dari kontak history
kostumer adalah kostumer dapat berinteraksi dengan berbagai macam contact
channel di dalam perusahaan dari waktu ke waktu tanpa harus menjelaskan pada
para officer komplain apa saja yang telah mereka hadapi terdahulu.
Kegunaan CRM
Database
kostumer didalam CRM dapat digunakan untuk berbagai macam kegunaan, diantaranya
adalah :
·
Mendesain dan melaksanakan marketing campaign
untuk mengoptimalkan eketifitas marketing
·
Mendesain dan melaksanakan costumer campaign
yang spesifik seperti cross selling, up-selling, dan retensi.
·
Menilai respon kostumer terhadap produk dan
level service, misalnya seperti kenaikan harga, new product development, dan
lainnya
·
Mengambil keputusan manajemen seperti
forecasting financial dan costumer profitability analysis
·
Prediksi terhadap level defect yang tak
diinginkan kostumer (churn analysis)
Yang perlu diperhatikan dalam CRM
CRM
adalah sebuah sistem yang berbasis akan database kostumer, informasi dari
kostumer akan dengan segera diekstrak demi kepentingan perusahaan. Dalam proses
pengumpulan data sebagai bagian dari solusi CRM, sebuah perusahaan harus
mengingat bahwa privasi costumer dan kemanan data harus menjadi prioritas
utama. Beberapa penerap CRM yang baik malah tidak memperbolehkan data
kostumernya di-share atau diakses oleh pihak ketiga. Dalam hal ini mereka telah
melakukan hal yang benar. Yaitu perlindungan terhadap data dan privasi
kostumer.
Banyak
dari penerap CRM yang gagal dalam implementasi CRM, diantara mereka yang gagal
kebanyakan disebabkan oleh kualitas data yang buruk dan ketidaksiapan mental
dalam menjalankan CRM. Ketika perusahaan hendak menimplementasikan CRM, perlu
diperhatikan bahwa integrasi data kostumer harus sudah bisa berjalan. Data
harus dapat diekstrak oleh siapapun dan departemen yang membutuhkan (misalnya
divisi R n D membutuhkan data dari kostumer, maka data tersebut harus tersedia
dan terupdata di sistem). Jika hal ini dapat terjadi, maka ia akan menciptakan
demand jauh melebihi ekspektasi kostumer, dan hal ini akan memberikan
perusahaan sebuah keuntungan yang tak dimiliki oleh competitor. Ia akan
menciptakan hubungan business-to-business yang lebih akrab. Ketika hal ini
terjadi maka CRM pastinya bernilai lebih dari sekadar sales atau hubungan
interaksi kostumer saja.